MàJ COF 2024
Table des matières
TRAITEMENT DES TYPAGES DISCOUNT. 20
DESCRIPTION
Le bon de commande, le chèque ainsi qu’une enveloppe virtuelle (pour un contrôle du calcul du montant de la commande) sont numérisés et EDMS a pour objectif de lire toutes les informations renseignées.
Il se peut que certaines informations ne soient pas lues correctement et EDMS demandera une intervention manuelle ce qui est appelé VIDEOCODAGE.
En jaune, ci-dessous, les informations nécessaires à la validation d’un bon de commande
OUVERTURE EDMS Ediiscan
Ouvrir EDMS et entrer ses logs de connexion
Cliquer sur PROD OPERATEUR
CHRONO HL = 1 Lettre de vérification + 3 chiffres du code FP + Chrono sur 8 caractères numériques, exemple :
E 318 165 110 92
Mailing sur 6 caractères alpha/numériques dont le dernier numérique est une clef de contrôle qui ne remonte pas dans le fichier généré, exemple : KB0092
Cliquer sur le 1er lot
Ouverture d’un lot HL
EDMS peut lire le chrono, mailing, référence externe, les offres clients et si c’est OK avec le référentiel (données d’informations relatives aux besoins pour la validation d’une commande) alors les zones sont en bleu comme ci-dessous pour le chrono, mailing et coche CNIL.
Mais l’offre client n’a pas été lue correctement, la zone est rose, il faudra la saisir
Par suite d’une saisie correcte de l’offre client EDMS informe que le document est valide. Il faudra faire F4 pour aller sur le document suivant.
Le chèque a été lu correctement et est donc validé automatiquement par EDMS
Le montant de la commande et du chèque sont corrects, l’enveloppe virtuelle de contrôle est également valide.
Chèque non lu, il faut saisir le montant sans aucun séparateur (point ou virgule) EDMS considère les 2 derniers chiffres comme des centimes.
Exemple :
25,74€ devra être saisi 2574
78,00€ devra être saisi 7800
Il peut y avoir une commande pour un bénéficiaire également à saisir
Il faut renseigner 2 dans TYPE pour un abonnement cadeau et saisir les coordonnées client ainsi que l’offre si elle n’est pas lue.
La saisie du Type 0 se fait si aucune saisie de commande cadeau.
Ci-dessous EDMS n’a pas su détecter si la coche CNIL est ou non cochée.
Saisir 0 pour non coché et 1 si présence d’une coche par le client.
Ici il y a un écart, il faut alors faire F4 pour revenir sur la commande et vérifier si l’offre est la bonne (le client peut se tromper de ligne sur le catalogue) ou si le client s’octroie une remise supplémentaire et si la commande est bonne il faut à nouveau faire F4 et vous reviendrez sur le chèque car il se peut qu’il soit mal lu et qu’il faudra corriger.
Si écart, on valide jusqu’à 30€ quel que soit l’offre. Une facture sera envoyée.
Au-delà de 30€ il faut rejeter la commande via F3 motif « Manque de l’argent »
Si paiement supérieur à la commande(bien souvent égal au montant de la remise non déduite), dans la limite du raisonnable au prorata de la commande, et en ne dépassant jamais les 200€, forcer la commande et celle-ci sera remboursée sur ADLMASTER en SUPERVISION.
Si pour diverses raisons, vous ne pouvez pas valider une commande, il faut faire F3 (une fenêtre s’ouvre) et il faut sélectionner le motif de rejet puis cliquer sur le bouton à droite REJETER.
Elle sera extraite ultérieurement du lot pour un traitement manuel.
Vous passerez à la commande suivante.
Dès que toutes les commandes sont validées, le lot se ferme seul.
Pour les commandes HL avec Changement d’adresse :
Afin de détecter un CHAD, à la numérisation le mailing sera barré d'un trait de crayon afin d'obliger EDMS à renvoyer au vidéocodage.
Vous devrez donc ouvrir en même temps un lot de changement d'adresse sur ADLMASTER afin de procéder à la rectification puis continuer à valider le pli sur EDMS.
Pour le chrono, n'hésitez pas à faire un copier/coller 😉
Ouverture d’un lot NB
Cliquer sur le lot pour l’ouvrir
Ci-dessous les documents qui ont été numérisés
Le bon de commande a été numérisé dans un lot de NB donc le Type est à 1 par défaut.
Toutes les zones des coordonnées client sont en rose, il faut donc les saisir :
• Code FP sur 3 Lettres pour déterminer que c’est un NB
- Civilité, Prénom, Nom,
- Volet 2 (complément de nom ou société) Si pas d’info mettre un point
- Volet 3 complément adresse (Bâtiment, Escalier, Résidence, Etc…) Si pas d’info mettre un point
- Volet 4 Numéro et nom de la voie (obligatoire)
- Volet 5 Boite Postale (exemple BP20237) Si pas d’info mettre un point
- Volet 6 Code Postale et Ville (En faisant « Entrer » après saisi du CP une fenêtre s’ouvre permet de sélectionner une ville cohérente avec le Code Postal saisi)
- Saisie de l’adresse email Si pas d’info mettre un point
Toutes les zones des coordonnées sont renseignées, elles passent en bleu
L’offre client n’est pas lue correctement, il faut la corriger.
Après saisie de l’offre client le DOCUMENT EST VALIDE et F4 pour passer au document suivant, et ce jusqu’à la fin du lot qui se fermera automatiquement après la dernière commande.
TRAITEMENT DES TYPAGES DISCOUNT
DISCOUNT HL
Le point bleu indique que le lot est en typage et qu’une action doit être faite avant le vidéocodage du lot.
Cliquer 2 fois sur la ligne avec le point bleu
Cette fenêtre apparait et vous présente le document à typer
POUR DISCOUNT NE JAMAIS TYPER LES BONS DE COMMANDE EN REJET
Dans la liste des modèles au milieu de la fenêtre choisir le HL STD du moment ou un HL 321 si le bon de commande a une référence SU.
Se positionner dessus et cliquer.
Le document étant typé, tous les plis passent au vert
La fenêtre droite étant grise cliquer dans la barre du haut dans validation.
DISCOUNT ENCART NB
Cliquer 2 fois sur la ligne avec le point bleu.
Dans la liste des modèles au milieu de la fenêtre choisir le modèle ENCART_TMODELES
Se positionner dessus et cliquer
Le document étant typé, tous les plis passent au vert. La fenêtre droite étant grise cliquer dans la barre du haut dans validation.