Table des matières
CAS A TRANSFERER POUR NUMERISATION ET TRAITEMENT DEKUPLE. 2
CAS A TRANSFERER AU SERVICE DE RECOUVREMENT. 2
ERREUR DE SAISIE D’UN ENCAISSEMENT. 13
SEPA DIFFERENT du FP BANCAIRE. 24
PAIEMENT AVEC CARTE AMERICAN EXPRESS. 32
PAIEMENT AVEC IBAN sur un COMPTE déjà en 99 SLIMPAY. 33
PROCEDURE COURRIERS SANS Mode de Règlement 35
BORDEREAU TRANSMISSION POUR NUMERISATION.. 37
GENERALITES
- Les coupons accompagnant les chèques sont à jeter après saisie (sauf annotation importante du client). Ceux comportant des CB ou SEPA sont à CONSERVER et à ARCHIVER avec la SEPANISATION en cas de réclamation.
- Un certain nombre de cas sont à transférer. Il faudra alors les regrouper par type de paiement sous 4 bordereaux qui seront à mettre à la numérisation.
- Les clients dont le code partenaire est supérieur à 310 sont des clients FA(E) et doivent donc être saisis dans un lot à part et les coupons remis à transférer à la numérisation.
- Sur certains coupons, 2 options sont proposées au client :
- Option 1 : annuler l’abonnement et régler la dette par chèque => Si cette option est cochée et accompagnée d’un chèque, encaisser le règlement et jeter le coupon car l’abonnement concerné est déjà annulé
- Option 2 : remettre en service le(s) abt(s) et régler par CB ou SEPA => Si cette option est cochée, se reporter aux paragraphes « Saisie des CB » et « Saisie des SEPA ».
- Si aucune option n’est proposée sur le coupon, encaisser simplement le règlement.
- Si un client demande à être prélevé à une date précise du mois, ne pas en tenir compte, les prélèvements sont effectués en automatique.
Pour les CB et les IBAN le coupon doit être impérativement signé à défaut envoi au SRC(01/06/2023 OK pour saisie)- Le titulaire de la CB ou l’IBAN doit être impérativement au même nom que le chrono à défaut envoi pour numérisation.
Au moment de l’enregistrement du chèque, si le système a des lenteurs, ne pas cliquer une 2nde fois (au risque d’avoir un double encaissement)
TRI DES COUPONS
Commencer par trier les cas de la pochette pour séparer les clients FA.
CAS A TRANSFERER POUR NUMERISATION ET TRAITEMENT DEKUPLE
- Si chèque avec IBAN ou CB : on encaisse le chèque et on transmet le coupon avec l’IBAN ou la CB sans les saisir.
- Chèques écrits autre couleur que NOIR ou BLEU
- Erreur de bénéficiaire (si pas ADLP) sur CCP et montant > 50€ (si autre banque ou CCP avec montant < 50€ => OK pour encaisser)
- Si client souhaite l’abonnement d’un nouveau titre
- Réabonnement partiel ou impossible
- Si IBAN ou CB avec demande de réinstallation des abonnements impossibles => on REPRESENTE ou on REFACTURE et coupon à transférer pour numérisation.
- IBAN ne peut être affecté mandat Inactif
- Après saisie encaissement FA donner le coupon afin de réinstaller la ou les commandes par Goenaelle chez DEKUPLE.
CAS A TRANSFERER AU SERVICE DE RECOUVREMENT
- Si plusieurs chèques (paiement en plusieurs fois) ENCAISSER le 1er chèque et donner coupon en précisant 1 chèque encaissé.
- Demande d’encaissement du chèque supérieure à 1 mois.
- 1 chèque pour 2 coupons
MEMO :
REGULARISATION = Chèque ou Mandat
REFACTURATION = CB ou IBAN # FP
REPRESENTATION = IBAN Identique
OUVERTURE D’UN LOT
MENU Paiement - Ouverture d’un lot simple de saisie de recouvrement (faire des lots différents pour FA et PARTENARIAT) Saisir la date d’arrivée courrier, Cocher AVEC FACTURE puis cliquer sur « Enregistrer »
Une fois le lot ouvert, nous basculons sur cet écran.
Saisir alors lettre + code partenaire + Chrono Ex : J 121 52134466 + Rechercher
Puis
A noter : Sur chaque dossier, le bouton vous permet de revenir à l’écran » Sélection d’un client » :
SAISIE DES CHEQUES
Dans la zone « Choix des factures en attente », vérifier que vous retrouvez bien la dette du coupon.
Sélectionner « Régularisation » et indiquer le montant à régulariser. Si le montant du chèque est inférieur ou égal indiquer le montant du chèque et si le montant du chèque est supérieur, indiquer le montant de la facture et dans la zone encaissement indiquer le montant du chèque.
Attention de bien lire le montant du chèque écrit lettres. La loi dispose que c'est la somme en lettres qui fait foi : Art L131-10 Code monétaire et Financier. « Le chèque dont le montant est écrit à la fois en toutes lettres et en chiffres ne vaut, en cas de différence, que pour la somme écrite en toutes lettres. »
Si plusieurs lignes mettre dans la zone Opération Sans Paiement sur les autres lignes si le chèque ne couvre qu’une seule ligne
Dans la zone « Moyens de régularisation » :
Saisir le montant du chèque Sélectionner le mode de règlement 15
Saisir le N° du chèque
Cliquer sur
CAS PARTICULIERS
Mêmes circulaires 2 montants différents avec paiement de la facture la plus élevée : OK Sans Paiement sur la moins élevée et Régularisation sur la plus élevée.
2 circulaires différentes avec le même montant mais avec retour coupon montant inférieur REGULER la plus ancienne facture et forcer à VIDE la facture la plus récente
AP11 du 20/02/19 de 13.10€ puis AP11 du 09/03/19 de 20.30€ (suite augmentation de la conso) puis AP12 du17/03/19 de 20.30€
Ce qui donne l’affichage de l’AP11 augmentée et de l’AP12 seconde relance
2 circulaires identiques avec 2 montants différents et règlement de la facture au montant la moins élevée REGULER la facture la moins élevée et laisser à VIDE l’autre facture en forçant le message erreur.
2 circulaires identiques et 2 montants identiques REGUL sur 1 puis sans paiement sur la 2ème.
Si client DCD, encaisser le chèque et CLIQUER sur BLOCAGE PROMO + BLOCAGE RELANCE
Et les boutons passeront comme ci-dessous
ET dans la zone commentaire, tout en bas, saisir DCD
(+ INITIAL OP + DATE) juste DCD
Jeter les coupons SAUF si Engagement. Mettre un « E» pour Engagement et les transférer à la numérisation ou si un document précisant la gestion du client DCD par un notaire
Jeter le coupon sauf pour FA qui sont à transmettre en numérisation pour réinstallation des abonnements.
Si le montant du chèque est supérieur à celui de la facture, alors réguler le bon montant de la facture et dans Moyens de régularisation saisir le montant du chèque.
Le client souhaite régler sa facture en 4 fois et a joint 3 chèque de 58€ + 1 chèque de 58,95€ en indiquant les dates d’encaissement pour chaque mois. Encaisser 1 chèque et transmettre le coupon et les 3 autres chèques au Service Recouvrement.
Pas de facture à régulariser. Mettre le coupon et le chèque de côté pour une autre ouverture de lot sans facture.
Si un client joint un coupon + un IBAN, il faut encaisser le chèque et transférer le coupon et l’IBAN en numérisation.
Dès que tous les chèques sont encaissés, il faut pré clôturer le lot en cliquant sur « Clôturer »
Faire un contrôle avec une bande chèque des encaissements saisis puis cliquer sur « Imprimer »
Un bordereau apparaît qu’il faudra joindre avec les chèques pour le service encaissement.
Et clôturer définitivement
Les coupons sont à jeter
ERREUR DE SAISIE D’UN ENCAISSEMENT
Ici encaissement de 22.46€ au lieu de 22.45€
Clôture du lot effectuée
Il faut annuler cet encaissement comme suit :4.3
Cocher ANNULATION avant tout
Sélectionner la ligne concernée puis ENREGISTRER sans jamais renseigner de zone
COPIE DE LA LIGNE OU SURLIGNEUR SUR LE BORDEREAU ENCAISSEMENT POUR LE SERVICE ENCAISSEMENT
Aucune ligne de facture en attente ou suite erreur de saisie et annulation du chèque en 4.3
Saisir la date d’arrivée courrier
Cocher SANS FACTURE
Puis cliquer sur « enregistrer » ou avec la touche ENTREE mais attention à être patient sinon vous aurez 2 fois l’enregistrement comme ci-dessous dont il faudra annuler en 4.3
Clôturer puis imprimer le bordereau pour l’encaissement.
MANDATS
NE PLUS LES SAISIR ET LES ENVOYER AU SRC
FIN PROCEDURE POUR EDIIS CHEQUES en 2024
SAISIE DES CB
Exemple de coupon APxx (attention si le nom de la CB est différent du chrono, ne pas traiter)
Sélectionner Refacturation et cliquer sur le bouton Changement MDR
Une fenêtre s’ouvre, il faut renseigner le nouveau mode de règlement 80 CARTE BLEUE – n° DE CARTE – MOIS et ANNEE SUR 4 caractères – Cliquer sur Affecter puis Enregistrer
Au niveau du volet Refacturation Nouveau MDR apparaît la nouvelle CB.
Il faut cocher tous les titres présents, sauf si en double comme ici, il faut cocher que le 1er titre proposé puis Enregistrer
Dans le cas où il est impossible de faire le réabonnement de tous les titres : REFACTURER puis transfert (si le client raye certains titres ne pas les remettre en service)
Si sur le coupon les titres ne sont pas indiqués, alors on réinstalle tous les titres proposés à l’écran.
Client sans recouvrement à traiter, comme ci-dessous, transférer.
Exemples de réabonnement impossible :
Aucun titre proposé (refacturer et transférer)
Titres proposés à l’écran mais ADLM ne les accepte pas (refacturer, décocher les titres et transférer) en indiquant sur le coupon Réab Impossible
SAISIE DES IBAN
SEPA IDENTIQUE sur le dossier client et du Fichier Partenaire
Dans Choix des factures en attente », sélectionner « Représentation »
Dans la zone « liste des commandes », cliquer sur Réabonnement de la ou des revues + cliquer sur Enregistrer
Sur ce coupon le titre est renseigné mais pas dans ADLMASTER, donc il faut représenter, enregistrer et transférer le coupon à la numérisation en indiquant sur le coupon « Réab Imp »
Ou message erreur, il faut représenter, décocher les titres et transférer le coupon « Réab Imp »
Client souhaite régulariser sa dette mais ne pas poursuivre son ou ses abonnements
Ne pas cocher son réabonnement et transmettre le coupon avec un E sur le coupon pour Engagement
Si commande KDO => Cocher la case BEN
Si 2 lignes de factures indiquer Représentation sur les 2 opérations
SEPA DIFFERENT du FP BANCAIRE
S’agissant du recouvrement, nous refacturons sur tous les modes de règlements transmis par le client même lorsqu’il est question d’un IBAN d’une autre banque.
08/11/2023
Procéder à la refacturation, aux réabonnements et appliquer le STOP PROMO.
Ne plus mettre de commentaire
Refacturation – Changement de Mode de Règlement mais pour cette cliente, il ne nous est pas possible de réinstaller MARIE France, alors ne rien cocher et transmettre en numérisation en indiquant sur le coupon Réab Imp.
Cas : Le compte est bloqué
Ne pas traiter en indiquant un gros B sur le coupon REJET
Cas : SEPA refusé car IBAN invalide pour le fichier partenaire concerné
Ne pas traiter et indiquer : « IBAN inv FP» et transmettre le coupon
Cas : IBAN => Mandat INACTIF
Cas : Demande de Prélèvement à une date précise
Concernant les demandes de prélèvement à une date précise, nous n’en tenons pas compte étant donné que nous sommes tributaires de l’arrêté comptable déjà planifié.
Cas : Tutelle Curatelle
Client sous Tutelle ou Curatelle : Recouvrer puis faire un STOP PROMO
COURRIERS SANS MDR
Cas : DCD et aucun règlement2.6
SAISIE COMMENTAIRE INDIQUER SIMPLEMENT DCD + ENREGISTRER
2.7
1 NON PROSPECTABLE + ENREGISTRER
2.8
Cocher la case
CLOTURER en C COURRIER ET XXXX
Cas : Rien de coché
Représentation si même IBAN et faire le réabonnement.
Refacturation si autre IBAN et faire le réabonnement.
Clôture du lot
Imprimer
Confirmer en cliquant de nouveau sur
Mettre les chèques dans la feuille de lot à déposer ensuite dans la corbeille des encaissements
Archiver avec les SEPA les coupons IBAN et CB uniquement.
DOUBLE ENCAISSEMENT en RECOUVREMENT ANNULATION
4.7 REGULARISATION IMPAYEMONTANT DU CHEQUE + COCHER ANNULATION + COMMENTAIRE
OK La dette est revenue à 17.15€ puis 4.3 A nouveau un encaissement
PAIEMENT AVEC CARTE AMERICAN EXPRESS
SELECTIONNER le MdR 81 et non 82 et saisir l’AMEX qui se transformera en ALIAS
PAIEMENT AVEC IBAN sur un COMPTE déjà en 99 SLIMPAY
Le client donne un nouvel et IBAN mais il est en 99 SLIMPAY
2.4 Saisir 99 et la RUM s’affiche puis AFFECTER
Après avoir AFFECTER cliquer sur ENREGISTRER
La fenêtre Webservice SLIMPAY s’ouvre et il faut saisir l’IBAN
Puis cliquer sur CONTINUER et fermer la fenêtre SLIMPLAY
CLOTURE DE LOT
Préclôture du lot
Imprimer le bordereau
Ce bordereau servira à conserver les documents saisis et non transmis à la numérisation pour recherche éventuelle.
Puis clôturer définitivement.
PROCEDURE COURRIERS SANS Mode de Règlement
Lors du tri, isoler les QCU2, QCOI et QCDH (non-réception des tablettes) afin de les renvoyer par navette interne au SRC à Béatrice Monteiro-Faria dans une enveloppe inter-service.
1/ Refus de paiement :
Vous tracez seulement le refus du client. Action 3.3
puis 13
Et clôturez avec circulaire « RPSI ».
2/ Client décédé :
A traiter même si l’acte de décès n’est pas joint.
Attention : Si les coordonnées d’un notaire sont signalées, vous ne faites rien et transmettre le courrier.
Action 2.7 STOP PROMO :
Puis sélectionnez 1-Non prospectable :
Ensuite, Action 2.8 STOP RELANCE
Cocher la case :
Puis 2.6 COMMENTAIRE
Indiquez « CLT DCD » et sélectionnez « Autre motif » dans Type de commentaire
Et clôturer en « XXXX »
BORDEREAU TRANSMISSION POUR NUMERISATION