SAISIE DES COMMANDES PARTENARIAT

Table des matières

TRI 2

GENERALITES : 3

SAISIE SUR ADLMASTER. 4

TRAITEMENT D’UNE COMMANDE CADEAU.. 10

PROCEDURE IBAN INCOMPLET OU ERRONE. 13

SAISIE DES CIRCULAIRES. 17

LISTE DES CIRCULAIRES PARTENARIAT. 22

TRI

Avant la saisie, les commandes doivent être triées par Fichier Partenaire, pour l’ouverture du lot.

Ensuite, vérifier que les bons de commandes sont signés à l’emplacement prévu (si non, envoie au client de la circulaire QCU1 avec le bon de commande)

Si un bon de commande n’a pas de case à signer, la commande peut être saisie.

Exemple de BdC ARA sans signature

Que les Conditions Générales de vente soient lisibles et sans timbres collés dessus (si non, envoi au client de la QCSG avec le bon de commande si 4 emplacements de timbres, ou si trop de timbres, envoi au SRC.

Toute transmission de litiges au SRC avec annotation sur le bon de commande doit être faite au crayon de papier afin de gommer si retour au client.

GENERALITES :

• Ne pas saisir, les adresses à l’étranger (envoi de la circulaire QSE3)
• Ne pas saisir les IBAN dont le fichier partenaire est différent de la banque, exemple :
• Le partenaire SOCIETE GENERALE, ne peut pas être saisi avec un IBAN BNP (envoi de la circulaire QCSJ au client avec le bon de commande)
• Si une commande doit être saisie en 2 fois (commande cadeau, ou saisie de + de 5 timbres) vérifier qu’il ne s’agit pas de commande avec une prime, sinon utiliser un mailing litige pour saisir la 2ème. 
• Les échéanciers sont à transmettre au SRC
• Les réclamations et les annulations de commandes sont à transmettre au SRC pas de traitement partiel.
• Les clients désirant annuler leur commande au bout d’un an, envoi de la QCSI lors de la saisie de la commande
• Les demandes de livraisons impératives de la prime à une adresse différente, envoi au client de la circulaire QRPB, avec le bon de commande joint. Attention saisie hors lot puisque variable.
• Lors de la saisie, si un IBAN est erroné, envoi de la circulaire QCU9 au client, avec le bon de commande.
• Toutes les circulaires à saisir, vous pourrez trouver la procédure dans le COMMUN « M » PROCEDURE PARTENARIAT. 

SAISIE SUR ADLMASTER

MENU Saisie des commandes – Ouverture d’un lot simple

Cliquer sur ouverture d’un lot simple. (Un numéro de lot apparait, avec les initiales la date et l’heure, noter les 4 derniers chiffres correspondant à l’heure sur la fiche maîtresse du lot) ci-dessous lot n°1235.

Renseigner le Fichier partenaire, la date d’arrivée, la quantité BC (par défaut, toujours 1) le Média C (courrier)

Ci-dessous, un exemple d’un partenaire, dont il faut saisir l’IBAN donc renseigner le code règlement par défaut 96- PRELEVEMENT SEPA et éventuellement renseigner le début du n° de compte avec la clé IBAN FR76, qui est la plus fréquente. (Si différent de FR76, il s’agit d’un IBAN contenant une lettre dans le n° de compte) puis cliquer sur enregistrer. 

Dès que le lot est ouvert, l’écran est blanc. Il faut donc faire le choix dans le sous-menu par une Recherche sur :

Une commande peut être saisie soit par une RECHERCHE sur :

Numéro (chrono d’un client HL)

Adresse (saisie totale des coordonnées client, et dès lors que la commande est saisie ce client aura un chrono HL)

Prospect (chrono provisoire contenant toutes les informations du client, et dès lors que la commande est saisie ce client aura un chrono HL)

L 002 51324198 (la lettre est placée avant le code partenaire)

• Pour une commande NB seul le code fichier partenaire sur 3 caractères numériques sera présent, exemple 005
• Pour une commande PROSPECT le chrono est constitué du code FP (3 caractères numériques)   - de la lettre de vérification (1 caractère alpha) et du chrono (8 caractères numériques), exemple :

038 F 61837322 (le code partenaire est placé avant la lettre)

A l’écran saisir la lettre puis après le code FP présent ici 005 le chrono et Rechercher

Saisir l’adresse complète

Saisir la lettre et le chrono (le code FP étant présent à gauche)

Ci-dessous une Recherche par prospect, (voir le bon de commande) renseigner le n° et ensuite sur rechercher, une fenêtre apparait avec les coordonnés du client. Dans la 2ème partie en dessous de l’adresse, il y a un pavé avec Résultats et 0 lignes trouvées (cela veut dire que ce client n’existe pas en doublon dans ADLMASTER) il faut donc cliquer sur Créer le client. (S’il y a un changement d’adresse, faire la modification et cliquer sur Rechercher afin de détecter un doublon) 

Si dans le résultat, ADLMASTER propose un client, il faut comparer les informations, tels que le nom et l’adresse, s’ils sont identiques, alors il faut cliquer sur le numéro proposé pour le sélectionner.

Après avoir cliqué sur Créer le client (le mailing est automatiquement renseigné sur un numéro prospect) il faut saisir l’IBAN, et renseigner les offres clients comme sur le bon de commande si dessous.

Avant d’enregistrer la commande, un changement d’adresse est à effectuer :

Cliquer en haut à droite sur Saisir CHAD, une fenêtre apparait avec l’adresse du client. Effectuer le changement et cliquer sur enregistrer dans la fenêtre.

Puis cliquer le bouton Enregistrer en bas à gauche. La commande est saisie.

Pour clôturer le lot, cliquer sur clôturer :

La clôture de lot apparait, avec la visualisation de la commande du client, de la quantité saisie (à renseigner sur la fiche maitresse) Faire un espace dans le commentaire et cliquer sur le bouton clôturer en bas à droite et votre lot est clôturé. 

TRAITEMENT D’UNE COMMANDE CADEAU

Il s’agit du partenaire 032 CARREFOUR, un chrono HL : ce client offre un abonnement

Ouvrir un lot simple de commande et cliquer sur Recherche sur numéro (HL) saisir le numéro et cliquer sur Rechercher.

Saisir le mailing (toujours à saisir sur les HL) le code du magazine, et dans la deuxième partie, renseigner les coordonnés du bénéficiaire comme ci-dessous : prénom, nom, voie et si complément de voie, code postal (cliquer sur le point d’interrogation pour accéder à la commune et la sélectionner)   

Et cliquer sur enregistrer.

A noter que si un client souhaite une livraison pour lui-même, mais à une adresse différente, il faut décocher la case Commande cadeau.

En cliquant sur enregistrer, cette fenêtre s’est ouverte, il s’agit du doublon existant de l’adresse bénéficiaire dans ADLMASTER, vérifier le nom, prénom et l’adresse et cliquer sur le numéro client si identique. (Si nom et prénom identique mais que l’adresse est différente ou plus complète comme ce cas ci-dessous, il faut  cliquer sur Avec adresse saisie en haut à gauche dans la fenêtre. La commande est saisie.

En clôture de lot, visualisation de la commande cadeau avec une icône contenant une tête. Clôturer le lot si pas d’autres commandes à traiter.

Dans tous les cas, il faut utiliser une fois le mailing d’origine afin que le client reçoive son cadeau.

S’il s’agit d’une commande cadeau uniquement = mailing d’origine

S’il s’agit d’une commande mixte soit une commande pour le donateur et une ou des commandes pour des bénéficiaires, on utilise le mailing d’origine pour le donateur puis le code mailing litige pour les bénéficiaires pour que le donateur ne reçoive pas 2 fois le cadeau paramétré sur le mailing d’origine.

PROCEDURE IBAN INCOMPLET OU ERRONE

Un IBAN est composé comme sur 27 caractères alphanumériques :

• 4 caractères alphanumériques européens ici FR76 (FR pour France et 76 pour la majorité des banques)
• 5 caractères numériques pour le Code Banque
• 5 caractères numériques pour le Code Guichet
• 11 caractères alphanumériques pour le N° de Compte
• 2 Caractères numériques pour la clé RIB

Si certains chiffres ne sont pas renseignés correctement par le client, il possible de s’aider via ADLMASTER et un vérificateur de CLE RIB sur internet.

Sur ADLMASTER Menu Référentiel – Paiement – Guichet Bancaire :

Diverses zones peuvent être renseignées pour confirmer l’existence d’une information, comme ci-dessous, le code banque 30003

Ici une recherche sur le code guichet qui est bien en cohérence avec le code banque 30003

Si le client ne renseigne pas la clé

Renseigner, après vérification de l’existence du code banque et code guichet sur ADLMASTER, les informations sur le vérificateur comme ci-dessous et cliquer sur le bouton « Trouvez Clé RIB » :

La clé 47 est donnée, cliquer sur le bouton « Copier RIB » puis cliquer sur le bouton « Trouvez IBAN »

Trouver l’IBAN est intéressant lorsque celui-ci ne commence pas par FR76

Pour certaines banques, les IBAN peuvent avoir des différences sur le FRxx et le N° de compte où une lettre peut être présente :

La Banque Postale : Il est très rare que ce soit FR76 et une lettre est en 6^ème position en partant de la fin de la clé

Le Crédit Lyonnais : Ne commence jamais par FR76 et une lettre est en 3ème position en partant de la fin de la clé

Si lors de la saisie l’IBAN ne se valide pas, toujours penser à vérifier le FR et la lettre dans le N° de compte.

Après toutes tentatives, mettre la commande de côté pour la renvoyer au client avec la circulaire QCU9

Quelques codes Banques les plus fréquents et leurs formats pour repérage plus facile :

 30003 SOCIETE GENERALE

CB                   CG                   COMPTE                      CLE      

30003                           *****                          0005*******              **

                                               (Le + fréquent)

30002 LCL 

CB                   CG                   COMPTE         CLE      

30002              *****              **********L  **

                                               (Lettre en dernière position)

20041 BANQUE POSTALE

CB                   CG                   COMPTE         CLE

20041              *****              ********L0*  **

                                               (Lettre en 8^e position+0*)

30004 BNP

18370 ORANGE BANK

40618 BOURSORAMA

SAISIE DES CIRCULAIRES

Menu Saisie des Commandes – Ouverture d’un lot de courriers

Renseigner les zones en gras obligatoires comme Fichier partenaire - type de courrier et Qté courriers à 1

Et dans la liste déroulante, sélectionnez VSM où vous pourrez choisir ensuite pour les HL ou NB

• VAA = NB
• VAP = PROSPECT (pour Partenariat)
• VSA = HL
• VSM = NB – PROSPECT - HL

Ici vous pourrez choisir le type de courriers à saisir HL ou NB

Saisie NB

Un autre NB en doublon

Un message erreur apparaît

Et nous signale en rouge en bas un doublon, il faut cliquer sur le point d’interrogation pour faire apparaître la fenêtre du doublon.

Ensuite au choix de :

CREER le client si différent

SELECTIONNER LE CHRONO si 100% identique

UTILISER LE BOUTON AVEC ADRESSE SAISIE si vous choisissez de prendre ce client mais de lui faire un CHAD

Après enregistrement des NB, vous pouvez clôturer une première fois

Vous arrivez sur la préclôture et vous pouvez clôturer définitivement ou bien de cliquer à nouveau sur le sous-menu Ouverture d’un lot de courriers pour passer aux HL et rester dans le même lot.

Puis clôturer définitivement

Une fois la saisie des courriers effectuée, clôturer avec un espace dans le commentaire. Joindre les bons de commandes dans un bordereau approprié pour transmission au routage et la mise en pli pour l’envoi aux clients.

LISTE DES CIRCULAIRES PARTENARIAT